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仕事を速くこなすコツ【受験やスポーツの上達にも役立つ】

丸の内 ビジネス

仕事を速くすることは仕事以外でも役立つ

社会人の永遠の課題、それは仕事を早く(速く)終わらせることでしょう。

これにはまず基本的なスタンスとして仕事は作業とは違うということをまず理解する必要があります。

私の仕事の速さは早くも遅くもない程度のレベルだと思いますが、この記事があなたの参考になれば幸いです。

その考え方は資格勉強やスポーツの上達などでも役立つはずです。

日本語と英語の違いに注目

まず注目したいのは日本語と英語の違いから仕事の意味をつかむことです。

というのも日本語でいう「仕事ができる人」は、一般に英語では「efficient worker」と訳されるからです。

これはDMM英会話の記事でも明らかです。

DMM英会話「彼は効率良くテキパキと仕事をこなすって英語でなんて言うの?

そもそも英単語「efficient」の基本的な意味は「効率のよい」です。

つまり、「efficient worker」は「仕事の速い人」というより「仕事をテキパキと(要領よく)こなす人」という意味合いが強いのです。

仕事の速度は一つの単純な動作だけで決まるものではない

それに関して、たとえば画面に示された見本どおりにキーボードを叩く速さを競うだけなら、YouTubeで見られるようなキーボード叩きの名人が速いに決まっています。

これを英語でいうと「type fast」、日本語で意訳すると「タイプという動作が速い」となります。

しかし会社でプレゼンの資料づくりを頼まれたら、単純な定型文ばかりを機械的に打ち込めばよいというわけではありません。ここではそのときの状況や頼んできた人の意図も考えながらつくる必要があります。

もし、資料づくりと同時に上司から他の業務もいくつか頼まれたらどうでしょうか。いわゆるマルチタスクというやつです。当然、資料づくりばかりに精を出している場合ではなく全体の行程を考えるでしょう。

つまり、仕事ではゴール地点は示されていますが、そこにたどり着くまでの過程は各自の自由に任されていますので途中の効率を考える必要があるのです。これが段取りというものです。

個別の動作だけでなく動作の組み合わせ方や全体の段取りによって仕事の速さは差がつきます。単純にキーボードの動作が速ければ仕事も速いとは限らないのです。

まず全体を見渡そう

もし資料づくりだけを頼まれているのなら資料づくりだけに打ち込めばよいのですが、この場合はそうもいきません。

そこで最初にそれぞれの締め切り時間や出来上がりに求められるレベルを見渡して、どういうスケジュールで仕事を進めていけば効率的なのかを考えるべきです。

当たり前ですが、長くかかりそうな仕事や締め切りが早い仕事ほど優先するのが基本です。

たとえば、資料づくりで他部署からデータを取り寄せる必要があるのなら最初に他部署への依頼を済ませ、他部署がそれを手配している最中に他の仕事をこなすという具合です。

このような仕事の最短経路はITではクリティカルパスと呼ばれます。

仕事の段取りはゴールから逆算することが大事。スポーツの上達や受験勉強でも最初に全体像を見てゴールまでに自分が何をすればよいのかを考えると効率的だよ。

経験者や上司に聞く

未知の部分が大きい割合の仕事に取り組む場合、自分から積極的に経験者や上司にコツを聞くというのも一つの手です。

最近の若者は上司にこういう頼み事をしない傾向がありますが、少しのコツやアドバイスを丁寧に乞うくらいなら叱られるどころか積極性を評価されるでしょう。

したがって、こういうところで消極的になるのは損です。

受験勉強でもいきなり参考書や問題集に取り組むのではなく、まずは合格体験記や反面教師、勉強法・暗記法などを勉強しておくと効果的。先人たちの知恵はかなり参考になる。
無駄なことをしない

仕事を速くこなすにあたっては無駄なことをしないというのも重要な要素です。

たとえば、プレゼンの資料づくりでは独自に文をつくる部分もあれば、コピペやテンプレートで済ませてもよい部分もあるはずです。

コピペやテンプレートでも法的に問題ない部分であれば、すすんで使うべきです。手を抜ける部分では手を抜くというのも仕事を速くこなすにあたって必要なことです。

またミスが少なければ少ないほど修正する手間が省けるので、ミスをしないことやミスに早く気づくことも重要です。

なお自分のパソコンを操作するときは、さまざまなデータの中から自分が意図したものをすぐに取り出せるように普段から整理しておくことをおすすめします。

具体的には右クリックで新規フォルダをつくって文書をまとめたり、大切な場面をスクリーンショットで保存したりすることです。

このとき適切なファイル名をつけるのをお忘れなく。普段、身のまわりが整理ができていると余計な探索時間を省けるのです。

片付け能力が高い人間は仕事もできる?
ショートカットキーを使う

それからエクセルをはじめとしたパソコン操作においてはショートカットキーやマクロを使えば、パソコンは効率的に動いてくれます。

ただし、この類のショートカットキーはかなりの数があるのでよく使うものだけ覚えて使う方が効率的でしょう。

ここでも無駄なことをしないことが肝になるわけです。

周囲との競合

個人単位ですすめる仕事の場合、個人的にライバルを設定・意識すると仕事は速くなります。

たとえば自分の机の近くで自分よりも仕事が少し速い人をライバルとして意識すると自分の仕事も速くなるでしょう。

これに関して以前、私はソフトウェアのデバッグをしていた時期がありました。

デバッグとは、ソフトウェアが正しく動作するか膨大なチェック項目を規定の方法で一つずつ試して、エラーが出たら報告するという業務です。

このデバッグにおいては該当項目のチェックが終わると、みんなで共有したエクセルファイルにチェックマークをつけるという形をとっていました。そのため、個々人の仕事の速さが一目でわかるようになっていたのです。

そこで私はチェックマークの付き方が早い人を意識しながら仕事をしていました。これによって仕事の速度は10%くらいは速くなっていたでしょう。

受験でも通信教育や模試などで個人的なライバルを定めておくと負けじと頑張れる。
周囲との協調

仕事は個人単位で行うものもあれば集団・チーム単位で行うものもあります。そこでチームの人と意識を統一したり、進捗状況を共有したりする必要があります。

とくに管理職やリーダーの場合、仕事が速い人を褒めたり、ある工程が早く終わったらいつもより早く帰宅させてあげたり、仕事の配分量を調整したりするとよいでしょう。

リーダーがチームの士気をあげたり仕事を各自の得意不得意に沿って再配分すれば仕事が速くなる場合がありますから、全体を調整するリーダーの存在は重要です。

質にも配慮する場合は再確認を

さて、資料づくりのように文章が絡む系統の仕事では時間をおいてから再度の最終確認が必要です。

というのも、一見すると欠点がない文章でも一晩たってからあらためて見直すと粗が見えることが多いからです。

これは著書を何冊も出している池上彰氏もいっていますし、私自身もこれによってミスを発見したことが何度もあります。

重要なプレゼンで資料が間違っていたら、もし早く仕上げていたとしても評価はガタ落ちになってしまいます。

そのため重要度が高い資料は翌日に再確認したり、同僚などに見せて確認してもらうことを強くおすすめします。

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